Dlaczego firmy decydują się na mobilne niszczenie dokumentów?

Niszczenie dokumentów jest niezwykle ważnym procesem, szczególnie w przypadku, gdy przechowywane w przedsiębiorstwie akta zawierają chronione prawem dane osobowe. Według przepisów proces ten powinien być przeprowadzony z takim skutkiem, żeby niemożliwe było odtworzenie zawartości dokumentów. Dlaczego niektóre firmy decydują się na niszczenie danych bezpośrednio w swojej siedzibie?

Archiwizacja i profesjonalne niszczenie dokumentów

Akty normatywne obowiązujące na terytorium Polski precyzyjnie regulują okresy przechowywania wielu dokumentów firmowych. Magazynowanie ich ma służyć celom kontrolnym, a przedsiębiorca powinien okazać je na każde żądanie uprawnionego organu. Po upływie czasu dokumentacja pracownicza, faktury oraz inne dokumenty powinny zostać profesjonalnie zniszczone. Dotyczy to oczywiście zarówno ich tradycyjnych, papierowych wersji, jak i dokumentów w postaci elektronicznej, przechowywanych na zewnętrznych nośnikach danych.

W jaki sposób przeprowadzić proces utylizacji plików i dokumentów papierowych? Najlepiej oczywiście skorzystać z pomocy profesjonalnych firm zewnętrznych, które kompleksowo zajmą się problemem niszczenia dokumentów, działając w oparciu o dyrektywy obowiązujące na terenie Unii Europejskiej. Możliwość utylizacji oferują przykładowo firmy zajmujące się wynajmowaniem magazynów do archiwizowania akt i firmowych segregatorów. Zdarza się jednak, że przepisy i regulaminy przedsiębiorstwa zabraniają wynoszenia teczek poza siedzibę firmy. Wówczas można zdecydować się na usługi mobilnej utylizacji dokumentów.

Jak przebiega proces mobilnego niszczenia dokumentów?

W ustalonym terminie do siedziby przedsiębiorstwa przyjeżdża pracownik firmy zajmującej się utylizacją dokumentów wraz z niezbędnymi do pracy urządzeniami – zazwyczaj jest to pojazd wyposażony w instalację niszczącą. Przed zniszczeniem dokumenty zostają zważone i opisane w specjalnym protokole, a następnie trafiają do maszyny, które rozdrabnia je w taki sposób, żeby niemożliwe stało się odtworzenie ich zawartości. Dotyczy to zarówno dokumentów papierowych, jak i przechowywanych na zewnętrznych nośnikach danych, takich jak twarde dyski, pamięci flash czy płyty CD/DVD. Po przeprowadzeniu utylizacji pozostałości po dokumentach są przewożone do firmy zajmującej się ich niszczeniem, gdzie poddawane są dalszemu przetwarzaniu. Proces utylizacji firmowych akt może być nadzorowany przez przedstawiciela firmy korzystającej z usługi.

Jakie są zalety mobilnego niszczenia dokumentów?

Mobilna utylizacja dokumentów to remedium na problemy przedsiębiorstw, które z powodu wewnętrznej polityki nie mogą zdecydować się na przewiezienie ich na teren zakładu zajmującego się niszczeniem. Pozwala oszczędzić czas pracowników, którzy mogą zająć się swoimi obowiązkami. Wiele polskich firm decyduje się na mobilne niszczenie dokumentów, ponieważ gwarantuje ono bezpieczeństwo danych i wyklucza prawdopodobieństwo niekontrolowanego wycieku wielu poufnych informacji. Media co jakiś czas informują o znalezieniu na śmietniku worków z dokumentacją – dzieje się tak, gdy firmy nie zadbają o profesjonalną utylizację papierów. Żeby nie dopuścić do wystąpienia takiej sytuacji, warto skorzystać z usługi mobilnego niszczenia dokumentów.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *