Jak poradzić sobie z dokumentami w firmie?

Nie ma firmy, która mogłaby istnieć bez dokumentów. Nawet w dobie postępującej cyfryzacji ilość dokumentacji w wersji papierowej narasta z każdym dniem. Skuteczne zarządzanie firmowymi papierami, ich prawidłowy obieg oraz wiedza na temat odpowiedniej archiwizacji może sprawić, że w dokumentach zapanuje porządek. Będziesz wiedzieć gdzie odszukać potrzebną umowę, fakturę, regulamin czy wzór oświadczenia, co dawniej mogło graniczyć z cudem.

Dokumenty elektroniczne

Nie da się zastąpić wszystkich potrzebnych dokumentów papierowych, ale większość z nich można zacząć przechowywać w formie elektronicznej. Jest to możliwe dzięki współczesnym udogodnieniom technologicznym. Łatwiej jest zapanować nad plikami komputerowymi niż nad piętrzącym się stosem pękających w szwach segregatorów. Prowadzenie dokumentacji w formie elektronicznej posiada szereg zalet. Przede wszystkim łatwiej jest utrzymać w nich porządek oraz wygodniej jest je przeszukiwać. W kilka sekund za pomocą słowa kluczowego bądź tytułu kategorii odnajdziemy to, czego nie odszukalibyśmy bez czasochłonnego przeglądania segregatorów. Jeden dokument może być też wykorzystywany przez kilku pracowników równocześnie, a do tego z praktycznie każdego miejsca na ziemi, w którym mamy dostęp do Internetu. Forma elektroniczna dokumentu umożliwia też jego łatwiejszą i szybszą edycję, w razie gdyby zaszła taka potrzeba.

Akta firmowe
   

Przechowywanie dokumentów

Wiedza na temat archiwizacji ważnych dokumentów oraz odpowiednia utylizacja tych, które nie będą już potrzebne również jest niezbędna w prawidłowym prowadzeniu biurowej dokumentacji. Pamiętaj, że zbędne papiery z przedawnionymi danymi powinieneś zutylizować przy pomocy niszczarki. Niezależnie od tego, czy archiwizujesz dokumenty elektronicznie czy w sposób tradycyjny, musisz posiadać wiedzę na temat tego, które z nich i jak długo należy przetrzymywać. Dla przykładu, kodeks pracy mówi o tym, że akta osobowe pracowników należy przechowywać przez cały okres zatrudnienia oraz przez 50 lat od dnia, w którym zakończono stosunek pracy. Zeznania podatkowe natomiast wystarczy, że będziemy przechowywali przez pięć lat. Jeżeli pracodawca nie podporządkuje się przepisom dotyczącym gromadzenia akt pracowniczych, to zostanie ukarany grzywną.

Porządek w papierach firmowych to nie lada wyzwanie jeżeli nie ma się na niego odpowiedniego pomysłu. Jeżeli masz dosyć bałaganu w postaci sterty makulatury na biurku oraz piętrzących się segregatorów na półkach, to warto zainteresować się wprowadzeniem, chociażby po części, dokumentacji elektronicznej. Jest ona o wiele bardziej funkcjonalna, a poszukiwany dokument można odnaleźć w zaledwie kilka sekund.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *