CZY PRZECHOWYWANIE DOKUMENTÓW W DOMU MA SENS?

Rachunki za prąd, gaz, telefon, formularze PIT, umowy i paragony…wszystkie te formalne pamiątki wypełniają nasze pudełka i szafki, tworząc często spore domowe archiwum. Przychodzi jednak czas, gdy spora warstwa kurzu i niedomykające się szafy zmuszają nas do segregacji wszystkich dokumentów. Główne pytanie, które się wtedy nasuwa to, czy w ogóle warto przechowywać dokumenty w domu?

Jakie dokumenty przechowywać?

Przechowywanie dokumentów dotyczących zapłaty za usługi okresowe na przykład rachunków za czynsz, prąd, telefon, telewizję, Internet powinno trwać przez 3 lata. Po upływie tego terminu należności zostają przedawnione. Jeśli chodzi o dokumentację podatkową, czas ich przechowywania powinien trwać 5 lat. Natomiast przechowywanie dokumentów bankowych, które dotyczą pożyczek czy spłat zadłużenia, należy zachować przez okres 10 lat.

Które dokumenty zachować na zawsze?

Porządkując swój domowy zbiór dokumentów, należy pamiętać, że istnieją dokumenty, które warto zachować na całe życie. Przykładem są akty urodzenia, akty stanu cywilnego, świadectwa pracy czy świadectwa ukończenia szkoły. Mimo tego, że większość z nich można uzyskać w odpowiednim urzędzie, przechowywanie dokumentów tego rodzaju może znacznie ułatwić załatwianie spraw i oszczędzić nam czas w sytuacji, gdy określone potwierdzenia są nam natychmiast potrzebne.

Jak przechowywać dokumenty?

Gdy zdecydowaliśmy się na przechowywanie dokumentów w domu, warto pomyśleć o tym, w jaki sposób zabezpieczyć je przed zniszczeniem i ułatwić ich segregowanie. Pomocne w tym będą na pewno wszelkiego rodzaju teczki, organizery i segregatory, które można odpowiednio podpisać i umieścić w pudełku. Do dyspozycji mamy wiele rodzajów pudełek, które wyróżniają się zarówno materiałem, jak i wyglądem. W zależności od preferencji można wybierać spośród pudeł tekturowych, bambusowych, wiklinowych czy wykonanych z tworzywa sztucznego. Aby odpowiednio zorganizować proces porządkowania dokumentacji, warto również zaopatrzyć się w koszulki, zszywacz, spinacze i pisaki. Należy jednak mieć na uwadze, aby odpowiednio je posegregować, oznaczyć i podpisać. Wśród przykładowych kategorii, według których można je podzielić, znajdują się: mieszkanie, zdrowie, praca, podatki czy edukacja.

Gdzie najlepiej umieścić dokumenty?

W zależności od tego, ile mamy miejsca w domu, ważną dokumentację można przechowywać w kilku miejscach. Gdy chcemy mieć łatwy i szybki dostęp do dokumentów, warto umieścić je w specjalnych szufladach na biurku lub w segregatorach czy pudełkach na półkach. Gdy jednak przechowywanie dokumentów wiąże się z ogromną ilością papierów, a my nie chcemy przystrajać domu zbyt dużą ilością makulatury, można je schować w szafie, schowku bądź na strychu. Oprócz fizycznego zabezpieczenia posiadanych dokumentów, aby móc je podwójnie chronić, dobrym rozwiązaniem mogą zostać ich elektroniczne kopie. Gdy mamy w domu ważną dokumentację, zeskanujmy ją, zapiszmy w odpowiednim folderze, a oryginał zachowajmy razem z pozostałymi dokumentami.

 

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *