Przechowywanie dokumentów po zakończeniu działalności gospodarczej

Zamknięcie jednoosobowej działalności gospodarczej bądź spółki osobowej nie jest procesem zbyt skomplikowanym. Należy wyrejestrować firmę z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG), co jest jednoznaczne ze zgłoszeniem zakończenia działalności do urzędu skarbowego (płatnicy VAT składają dodatkowy formularz) oraz, na specjalnym druku, zawiadomić ZUS. Dopełnienie tych formalności nie oznacza jednak, że o firmie możemy zapomnieć. Były przedsiębiorca jest zobowiązany do przechowywania dokumentów firmy.

Były przedsiębiorca pozostaje podatnikiem

Po zamknięciu działalności gospodarczej, rozliczeniu z urzędem skarbowym i Zakładem Ubezpieczeń Społecznych łatwo zapomnieć, że choć przestaliśmy być przedsiębiorcą, nadal podlegamy przepisom prawa podatkowego. Skarbówka może skontrolować każdego podatnika w przeciągu pięciu lat od daty powstania obowiązku podatkowego. Stąd konieczność przechowywania dokumentów firmy.

Dokumentację księgową czyli księgi rachunkowe, rejestry, ewidencje, faktury, rachunki, dokumenty inwentaryzacyjne zachowujemy do momentu zakończenia okresu przedawnienia. Trzeba mieć świadomość, że okres ustawowego przedawnienia może być przerwany lub zawieszony, a to automatycznie wydłuża okres obowiązkowego przechowywania dokumentów.

Także na pięć lat musimy zarchiwizować zgłoszenia i rozliczenia z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych wytworzone po 1 stycznia 2012 roku. Wcześniej datowane podlegają kontroli przez dziesięć lat. Dokumentacja pracownicza, szczególnie listy płac i ewidencja czasu pracy, umowy i świadectwa pracy pracowników należy przechowywać przez pięćdziesiąt lat.

documents

Gdy przedsiębiorca korzystał z dofinansowania ze środków unijnych dokumenty przechowuje się przez dziesięć lat, ale nie krócej niż do 31 grudnia 2020 roku.

Przechowywanie dokumentów można zlecić

Dokumentację prowadzonej działalności gospodarczej możemy przechowywać samodzielnie albo przekazać ją do wyspecjalizowanej w przechowywaniu dokumentów firmy lub instytucji, zabezpieczając na ten cel środki finansowe. Bez względu na to, gdzie zarchiwizujemy dokumenty muszą one być uporządkowane według okresów sprawozdawczych, chronione przed zniszczeniem oraz dostępem osób nieupoważnionych.

Niektórzy, zamykający działalność gospodarczą, pewnie czują ulgę, a inni żal. Jednak ustawodawca nikomu nie pozwala zbyt szybko zapomnieć o własnej firmie.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *