Czy warto zlecić niszczenie dokumentów firmie zewnętrznej

Niszczenie dokumentacji powinno być przeprowadzone w odpowiedni sposób. Wiele firm jednak nie wie, jak do tego się zabrać. Dodatkowo do wykonania takiej pracy trzeba mieć zatrudnionego kolejnego pracownika, co wiąże się kolejnymi wydatkami i obciążeniem budżetu firmy, na co obecnie wielu przedsiębiorców nie może sobie pozwolić. Jak zatem poradzić sobie z brakowaniem dokumentacji? Rozwiązaniem mogą być usługi firmy zewnętrznej. Czy faktycznie warto z nich skorzystać?

Dlaczego dokumenty muszą być niszczone w profesjonalny sposób?

Zwykle do niszczenie dokumentów nie przykładamy zbyt dużej wagi, jednak jest to duży błąd. Nawet wydawać by się mogło zwykłe papierki z naszymi notatkami powinny być niszczone przy pomocy specjalnej niszczarki, tak by nie można było odczytać zawartych na nich informacji. Koniecznie trzeba w ten sposób niszczyć dokumenty zawierające dane osobowe i poufne informacje. Jednak do tego wszystkiego dochodzi niszczenie, czyli brakowanie dokumentacji o dużym znaczeniu dla firmy, którą w zakładowym archiwum trzyma się przez kilka lat. Kiedy kończy się okres jej ważności należy przeprowadzić wszelkie czynności związane z jej odpowiednim przygotowaniem do zniszczenia. Jest to bardzo ważne, gdyż w przypadku jakichkolwiek nieprawidłowości w czasie niszczenia akt narażamy się na ryzyko wycieku istotnych dla firmy danych, a to z kolei może wpłynąć z czasem na kondycję finansową firmy.

Czy warto korzystać z usług firmy niszczącej dokumentację?

Odpowiedź na takie pytanie nie jest jednoznaczna. Jeżeli w obrębie firmy mamy wykwalifikowanego pracownika, który będzie umiał się zająć wszystkimi czynnościami związanymi z niszczeniem akt, to może on przygotować akta do niszczenia i zniszczyć je. Jednak kiedy nie mamy takiego pracownika, to zamiast na szybko szukać nowego pracownika warto takie prace zlecić zewnętrznej firmie. Dlaczego? Do największych zalet takiego rozwiązania zaliczyć należy przede wszystkim:

– oszczędność czasu i pieniędzy;

– pewność, że praca zostanie wykonana prawidłowo;

– możliwość skorzystania z dodatkowych usług oferowanych przez firmę zewnętrzną, np. regularnego prowadzenia archiwum zakładowego;

– akta zostają uporządkowane i odpowiednio zapisane;

niszczenie dokumentów jest odpowiednio udokumentowane, a dokumenty, które muszą być dalej przechowywane są przekazywane do archiwum państwowego.

Przed przystąpieniem do pracy, osoby zajmujące się niszczeniem dokumentacji przygotowują wstępną wycenę wraz z listą czynności, które należy wykonać. Po zakończeniu prac przygotowywany jest protokół zdawczo-odbiorczy, który jest dowodem wykonanej pracy.

Na co zwrócić uwagę wybierając firmę do niszczenia dokumentacji?

Taka firma powinna przede wszystkim zatrudniać specjalistów z zakresu archiwizacji dokumentów. Kolejną rzeczą jest to, czy pracuje na odpowiednim sprzęcie i oprogramowaniu – posiada profesjonalne niszczarki dokumentów. Warto też sprawdzić opinie o firmie w sieci oraz referencje od poprzednich klientów.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *